La communication des dates de congés de chaque salarié est une obligation, elle doit être effectuée 1 mois avant leur départ.

L’affichage des dates des départs en congés des salariés peut être remplacé par une communication par tout moyen (note de service par exemple).

Pour se prémunir d’un risque de contestation, il convient :

• d’informer les salariés de la période de prise des congés payés au moins 2 mois avant l’ouverture de cette période ; Idéalement début Janvier de chaque année.

• de communiquer par tout moyen à chaque salarié l’ordre des départs en congés au moins 1 mois avant, soit au plus tard le 31 Mars N pour un début de période de prise au 1er Mai N.

Le salarié ne peut pas décider lui-même de ses dates de congés payés. Vous devez toutefois lui demander de vous soumettre ses souhaits bien avant l’affichage ou la diffusion des dates de congés payés. L’idéal est d’envoyer cette note début janvier.

Il est capital de respecter cette démarche afin de permettre à tous les salariés de prendre leurs congés payés même s’ils sont en arrêt de travail pour raison de santé. À défaut, un salarié peut vous réclamer l’indemnisation des congés qu’il n’a pas pu prendre du fait de votre carence, et ceci, sans durée limite de prescription.

Quels que soient les souhaits annoncés par les salariés, sachez toutefois que la décision définitive vous appartiendra !

1 – Prévenez vos salariés que leurs souhaits doivent vous parvenir avant une date limite : par exemple, un mois avant l’affichage des dates ou la diffusion (soit pour le 1^er mars si vous affichez les dates pour le 1^er avril) et donc deux mois avant l’ouverture de la période de congés payés.

2 – L’ordre et les dates des congés doivent être fixés en tenant compte, dans la mesure du possible, des souhaits des salariés. Si vous avez délibérément fait abstraction de leurs souhaits, les salariés peuvent demander réparation du préjudice subi.

Ne tardez pas à répondre aux souhaits de vos salariés. À moins qu’un accord collectif n’en dispose autrement, vous devez porter à la connaissance des salariés l’ordre et les dates de départ en congé 1 mois avant le départ.

Attention !

Les règles de fixation de l’ordre des départs en congés annuels s’appliquent également aux congés annuels reportés : le délai de prévenance d’au moins 1 mois doit être respecté.

À défaut, le refus du salarié ne présentera pas de caractère fautif et ne pourra pas être sanctionné.

Par exemple, lorsque les congés du salarié sont reportés du fait d’un arrêt pour accident du travail, vous ne pouvez pas le contraindre à les prendre en intégralité du jour au lendemain, dès son retour, sans l’avoir prévenu au moins 1 mois à l’avance.